Databehandleraftale
Senest opdateret: 20. september 2026 · Q-ANALYTICS ApS
Denne databehandleraftale indgås mellem kunden ("den dataansvarlige") og Q-ANALYTICS ApS, CVR 42163627, Allerød Stationsvej 4, 3450 Allerød, Danmark ("databehandleren"), og gælder databehandlerens behandling af personoplysninger på kundens vegne i meetnotes.
Aftalen accepteres i appen under Indstillinger → Data og opbevaring. Accepten registreres med navn, e-mail, firmanavn og tidspunkt.
1. Genstand og varighed
Databehandleren optager, transskriberer og opsummerer kundens møder samt opbevarer det materiale kunden lægger op. Behandlingen varer, så længe kunden har en konto, og ophører når kontoen slettes.
2. Karakter, formål og typer af oplysninger
Registrerede kan være kundens medarbejdere, kunder, samarbejdspartnere og andre mødedeltagere. Kunden må ikke bevidst lægge særlige kategorier af oplysninger op, medmindre kunden selv har et gyldigt grundlag for det.
- Lyd fra møder, transskriptioner, referater, noter og mind maps
- Bilag og skærmbilleder kunden selv lægger op eller optager
- Navne på deltagere og talere, som kunden angiver eller bekræfter
- Kontooplysninger: e-mail, navn og faktureringsoplysninger
3. Instruks
Databehandleren behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra kunden. Brug af tjenesten udgør instruksen. Databehandleren bruger ikke kundens indhold til at træne eller finjustere AI-modeller.
4. Fortrolighed og sikkerhed
- Adgang til kundens indhold er begrænset til kundens egen konto og de personer, kunden deler med; det håndhæves i databasen med adgangspolitikker pr. række
- Al trafik til tjenesten sker over krypteret forbindelse, og lyd og bilag ligger i lukket fillager, hvor hver visning kræver et kortvarigt signeret link
- Delelinks til referater kan gives adgangskode og udløbsdato og kan trækkes tilbage
- Adgang til og deling af et referat kan ses i loggen på kontoen
5. Underdatabehandlere
Kunden giver generel godkendelse til, at databehandleren benytter underdatabehandlere. Den til enhver tid gældende liste findes på meetnotes.io/underdatabehandlere. Databehandleren varsler ændringer, så kunden kan gøre indsigelse.
6. Overførsel til tredjelande
Database og fillager ligger i EU. Dele af behandlingen — tale-til-tekst, sprogmodel, søgeindeks, pushbeskeder og e-mail — kan ske uden for EU/EØS. Sker det, er grundlaget EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller en tilstrækkelighedsafgørelse. Grundlaget for hver leverandør fremgår af underdatabehandlerlisten.
7. Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren bistår kunden med at opfylde anmodninger fra registrerede. Kunden kan selv hente alt sit indhold under Indstillinger, slette et enkelt møde med det samme og vælge automatisk sletning efter 30, 90 eller 365 dage.
8. Brud på persondatasikkerheden
Databehandleren underretter kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet opmærksom på et brud og oplyser det, kunden har brug for til sin egen underretning.
9. Sletning ved ophør
Ved ophør sletter databehandleren kundens indhold, herunder lyd, bilag og søgeindeks, medmindre lovgivning kræver fortsat opbevaring. Sletter kunden sin konto i appen, sker det med det samme.
10. Revision
Databehandleren stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af artikel 28, og giver mulighed for revision efter aftale.
11. Kontakt
Spørgsmål til aftalen sendes til support@meetnotes.io.